Im Rahmen des Antrags auf Novemberhilfe beziehungsweise Dezemberhilfe ist unter anderem zu erklären, dass die tatsächlichen Eigentümerverhältnisse die oder der Antragstellende durch Eintragung ihrer wirtschaftlich Berechtigten in das Transparenzregister (www.transparenzregister.de) im Sinne von § 20 Absatz 1 Geldwäschegesetz (GwG) offengelegt sind. Sofern die Mitteilungsfiktion des § 20 Absatz 2 GwG greift, weil die Angaben nach § 19 Absatz 1 Nummer 1-4 GwG zu den wirtschaftlich Berechtigten aus einem in § 20 Absatz 2 Satz 1 GwG bezeichneten Register (Handelsregister, Partnerschaftsregister, Genossenschaftsregister, Vereinsregister oder Unternehmensregister) elektronisch abrufbar sind, ist keine separate Eintragung in das Transparenzregister, jedoch die Beifügung des Nachweises über die wirtschaftlich Berechtigten aus dem anderen Register (zum Beispiel Gesellschafterliste aus dem Handelsregister) erforderlich.Es ist ausreichend, wenn der entsprechende Nachweis der oder dem prüfenden Dritten vorliegt, so dass er der Bewilligungsstelle auf deren explizite Anforderung hin übermittelt werden kann. Es ist nicht notwendig, den Nachweis bereits zum Zeitpunkt der Antragstellung zu übermitteln oder ungefragt der Bewilligungsstelle zuzusenden.
Die Pflicht zur Eintragung in das Transparenzregister besteht im Rahmen der Gewährung von Unterstützungsleistungen auch für antragstellende Unternehmen, die nicht ausdrücklich vom Wortlaut des § 20 Absatz 1 GwG erfasst sind. Dies gilt beispielsweise für ausländische Gesellschaften mit Betriebsstätte in Deutschland, nicht aber für natürliche Personen und Gesellschaften bürgerlichen Rechts. Für ausländische Gesellschaften gilt die Pflicht zur Eintragung ins Transparenzregister nicht, wenn sie entsprechende Angaben bereits an ein anderes Register eines Mitgliedstaates der Europäischen Union übermittelt haben.
Auf der für die Eintragung vorgesehenen Internetseite des Transparenzregisters besteht die Möglichkeit, die entsprechenden Daten zu übermitteln. Die Pflicht der antragstellenden Unternehmen im Sinne des Antragsverfahrens ist mit der Übermittlung abgeschlossen, worüber diese auch sofort und automatisch einen Nachweis erhalten. Soweit die Bewilligungsstelle einen Nachweis über die tatsächlichen Eigentümerverhältnisse nicht bereits im Rahmen der Antragstellung anfordert, muss die Eintragung ins Transparenzregister spätestens zu dem Zeitpunkt erfolgt sein, zu dem die Schlussabrechnung vorgelegt wird.